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Allestire un evento: guida rapida per l’event planning

Chi non ha mai organizzato un evento probabilmente non può rendersi conto di quanto sia un’operazione lunga, complessa e articolata.

Bisogna occuparsi di tutte le fasi che portano al risultato finale e far fronte agli imprevisti che possono capitare (e che anzi inevitabilmente capiteranno) imparando dall’esperienza mano a mano. Insomma bisogna tenere conto di una gran quantità di aspetti che sono comuni a tutti gli eventi indipendentemente dalla loro tipologia. Vediamo quali sono.

La pianificazione del budget

Forse è una parte noiosa ma la definizione dettagliata del budget a disposizione è il primo aspetto da considerare quando si organizza un evento. Prima di tutto bisogna fare una pianificazione di entrate e uscite capendo se si può contare su finanziamenti esterni da parte di sponsor o se si deve attingere solo ai propri fondi. Conviene suddividere il budget in categorie (ad esempio location, cibo, trasporti, tecnologia, staff, marketing e comunicazione…) e ripartire i fondi senza esagerare rischiando di restare scoperti in una delle voci di spesa.

La scelta della location

Il budget disponibile influisce senza dubbio sulla scelta della location per l’evento, che dev’essere quella giusta per garantire comfort, funzionalità e atmosfera ai partecipanti. Individuare quella più adatta non è semplice e nel farlo bisogna considerare il tipo di evento, il numero di partecipanti, la posizione geografica, l’estetica dell’ambiente…

L’allestimento della location

Una volta trovata la location perfetta per le proprie esigenze è il momento di pensare a come allestirla in base all’evento che si sta organizzando. Occorre scegliere arredi coordinati, in linea con l’immagine che si vuole dare dell’evento ma anche comodi e funzionali.

Bisogna inoltre suddividere bene le zone preparando ogni ambiente per la funzione a cui è stato destinato. Per fare degli esempi, le zone destinate ai check-in devono essere in grado di ospitare comodamente i partecipanti in coda, le sale meeting devono disporre dei servizi personalizzati richiesti dalle aziende, i palchi dei concerti devono essere allestiti in modo tale da garantire la corretta visione da parte del pubblico ma anche una agevole preparazione per i musicisti…Insomma, la location va allestita con la maggiore perizia possibile in modo da evitare il più possibile imprevisti e disguidi nel momento del live.

evento culturale

La costruzione del programma dell’evento

Pianificare bene è fondamentale affinché un evento scorra via con meno intoppi possibili. È molto importante quindi definire – in forma scritta o meno – un programma dettagliato di tutto quello che avverrà nel corso dell’evento, fase per fase. Nel caso di convegni, ad esempio, devono essere inseriti nel programma i vari relatori, il momento in cui parleranno e la durata dei loro interventi, i momenti di pausa, eventuali attività ludiche, momenti di workshop eccetera. Per avere tutto sotto controllo, al meglio che si può.

Attrezzature audio-video

Un evento funziona bene se i partecipanti riescono a viverlo al meglio anche – o forse soprattutto – dal punto di vista audio-visivo. Tutti devono infatti poter fruire delle varie attività previste in modo comodo, attento e preciso. La tecnologia può aiutare moltissimo per cui allo scopo ci si può dotare di schermi con una buona definizione, di un impianto fonico di alto livello, assicurarsi una buona luminosità oltre che una valida connessione wi-fi per la condivisione.

Attenzione alle normative di riferimento

Per allestire un evento bisogna sempre fare attenzione alle leggi vigenti in materia. Esistono molti tipi di eventi, è quindi impossibile fare un discorso valido in ogni caso.

L’agenzia di organizzazione dell’evento deve comunque garantire la sicurezza dei partecipanti, il rispetto dei contratti di lavoro di dipendenti e collaboratori temporanei e richiedere qualora necessario tutte le autorizzazioni necessarie al corretto svolgimento delle attività previste dall’evento.

Tutti gli eventi pubblici richiedono un’attenzione particolare a numerosi aspetti burocratici. Bisogna insomma ‘sapersi muovere’ rapidamente ma nel rispetto degli obblighi previsti dalla legge.

La comunicazione dell’evento

Spesso trascurata, la comunicazione dell’evento al pubblico è in gran parte dei casi ciò che permette ad un evento di riuscire al meglio.
In linea generale, non si può organizzare un evento senza comunicarlo in qualche modo ai potenziali partecipanti. E’ un aspetto questo che accomuna ogni tipo di evento.

La comunicazione può essere in molte occasioni gestita in prima persona dai promotori dell’evento, ad esempio nel caso di piccoli meeting aziendali rivolti a target omogenei e facilmente rintracciabili. In altri casi la comunicazione fai-da-te è invece decisamente sconsigliata.

La comunicazione può rappresentare la vera chiave di volta per differenziare un evento amatoriale da un evento di successo.

inizio campagna comunicazione

La gestione dei partecipanti

Per allestire al meglio un evento bisogna essere in grado di gestire in modo ottimale i partecipanti durante tutta la durata.
In particolare, bisogna porre attenzione all’accoglienza, al posizionamento dei partecipanti negli ambienti in cui si svolgerà l’evento e al deflusso.

Code, calca, stanze troppo affollate, sedie scomode, percorsi poco chiari, sono tra le prime cause di insoddisfazione del pubblico.

Il rapporto qualità/prezzo del biglietto

Altra causa frequente di insoddisfazione dei partecipanti è un rapporto squilibrato tra qualità e prezzo dell’evento.

Anche gli eventi gratuiti devono sempre mantenere degli standard di servizio di buon livello.

Il post evento

Cosa succede quando un evento finisce? E’ una delle domande più trascurate in assoluto quando si parla di organizzazione eventi. In realtà tutti gli stakeholder coinvolti nell’organizzazione hanno quasi sempre ottime ragioni per proseguire la comunicazione anche al termine dell’evento.

Bisogna saper restare in contatto con i partecipanti anche dopo il termine dei lavori. Ma soprattutto bisogna saper raccontare a chi non è potuto venire cosa si è perso.

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Pirati del web con velleità comunicative. Tecnici quanto basta per riuscire a spurgare un database, letterati quanto basta per convincere la gente a farci sproloquiare su siti seri, tipo questo.

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