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Come aprire un’agenzia di eventi

Quando si deve organizzare qualcosa, che sia un matrimonio, una festa, una cena aziendale o un compleanno, si usa il termine evento, proprio per sottolineare la volontà di creare qualcosa di unico, qualcosa di grandioso, un momento degno di essere ricordato.

Per questo motivo sempre di più ci si rivolge a delle agenzie specializzate quando si vuole organizzare qualcosa di memorabile. Il mondo dell’organizzazione di eventi è sempre più in espansione, proprio perché a tutti piace essere ricordati ed essere ricordati per qualcosa di unico.

Professionalità

In primo luogo per aprire un’agenzia di eventi è importante, se non fondamentale, lavorare sulla propria professionalità. Il mondo degli eventi non è per gli improvvisati, servono determinate capacità e una buona dose di creatività per assicurare il successo e la riuscita di tutto ciò che organizzate. Seguire un corso specifico per event planner è un ottimo punto di partenza e può essere di aiuto per affinare le capacità necessarie per diventare un perfetto organizzatore di eventi.

Tra le skills più richieste ci saranno sicuramente:

  • ottima capacità organizzativa;
  • spiccate capacità coordinative;
  • ottime capacità relazionali, che consentano di creare una solida rete di contatti e fornitori, affidabili e professionali;
  • elevate capacità di problem solving e gestione dei momenti di crisi;
  • una buona dose di originalità e creatività.

Definire il campo di azione

Il mondo degli eventi è molto ampio e come sempre trovare la propria nicchia e la propria specializzazione in cui sviluppare al meglio il proprio raggio di azione è la maniera migliore per assicurarsi una fetta di mercato e riuscire a farsi un nome in un determinato settore. Quindi prima di iniziare è bene decidere e concentrare le energie su un determinato ambito, che siano i congressi, i meeting aziendali o le feste di compleanno, per fare solo qualche esempio.

Trovare uno spazio in cui lavorare

E’ vero, quello dell’organizzatore di eventi è un lavoro flessibile, che potrebbe essere svolto anche da casa. Tutto ciò di cui si ha bisogno è una buona connessione, un pc, un telefono e una forte dose di tenacia e pazienza. Ma in realtà una parte fondamentale di questo lavoro sta proprio nel reperire i clienti, incontrarli, capire le loro esigenze e realizzare i loro desideri. Avere una base operativa è importante per dare fin da subito la giusta impressione al cliente. Possedere una sede curata e che rispecchi la personalità dell’agenzia è un buon modo per ispirare fiducia e per dare subito un’impressione di professionalità e serietà.

Sede agenzia eventi

Fare un piano operativo

Nel momento in cui si decide di aprire un’agenzia di organizzazione eventi è bene mettersi seduti e scrivere un business plan e un piano marketing, in cui vengano individuati gli obiettivi da raggiungere, i mezzi di cui si ha bisogno e il budget che si ha a disposizione. In questi casi è sempre bene farsi aiutare da un consulente o un professionista.

Comunicazione

Una volta definito il raggio d’azione e trovata la sede dell’agenzia, bisogna iniziare a farsi conoscere, urlare al mondo che esistete e che siete molto bravi nel vostro lavoro. Innanzitutto, per dare una definizione di se stessi, è bene occuparsi della parte grafica, creando un logo che rappresenti il vostro modo di lavorare, la vostra idea di agenzia e coordinare tutta la grafica con il materiale informativo, come biglietti da visita, brochure, sito web, pagina Facebook.

Una volta definito il logo, che rappresenterà l’identità del vostro brand, si passerà alla creazione del sito web e all’apertura delle pagine social, come Facebook e Instagram e tutti quelli che sono ritenuti consoni per il mercato a cui vi rivolgete. Anche in questo caso è bene creare un piano di comunicazione strategico, che vi guidi nella gestione dei social e della comunicazione in generale. Altro passo importante è quello di creare un portfolio con i vostri migliori lavori, da mostrare al cliente, che esprima tutta la vostra professionalità.

Burocrazia

Dal punto di vista burocratico le azioni da compiere sono abbastanza semplici. E’ necessario aprire una Partita Iva e attuare l’iscrizione al registro delle imprese in Camera di Commercio e all’INPS. E’ inoltre necessario richiedere la Scia (Segnalazione certificata inizio attività) al proprio Comune.

Pur trattandosi di operazioni non eccessivamente complicate, consigliamo comunque di affidarsi a dei professionisti qualificati che sappiano guidarvi nel corretto espletamento di tutte le pratiche.

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Pirati del web con velleità comunicative. Tecnici quanto basta per riuscire a spurgare un database, letterati quanto basta per convincere la gente a farci sproloquiare su siti seri, tipo questo.

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