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Come diventare organizzatore di eventi, le NON regole della professione

Sono molti i ragazzi che decidono di diventare organizzatori di eventi con enormi aspettative di trovare il lavoro dei loro sogni. Il fascino di questa professione è innegabile: viaggi in posti meravigliosi, alloggi in location incredibili, contatti con persone interessanti. Insomma, una vita stimolante e in continuo movimento.
In tutto questo c’è una parte di verità, ma la realtà è molto più complessa e articolata.

Spesso si associa il lavoro dell’organizzatore di eventi a una persona che, tutto l’anno, ricevendo uno stipendio, organizza feste e viaggi. Niente di più sbagliato e miope, soprattutto quando si parla di congressi medico scientifici.

Organizzare eventi non significa prenotare un viaggio, prendere un volo e controllare che tutto vada bene. La parte logistica è l’ultimo step di un percorso interminabile di ricerca, trattative e continuo cambiamento delle carte in tavola, fino alla fine dell’evento.

Il fulcro di questo mestiere infatti è l’aspetto umano, la più grande variabile che possa esistere e la più grande fonte di gioia e opportunità ma, allo stesso tempo, di stress, ansia e, a volte, frustrazione. Capire le esigenze di ogni cliente, renderle concretamente realizzabili, essere il punto in cui convergono, da una parte, gli sfoghi dei clienti e, dall’altra, quelli dei fornitori e cercare una soluzione che accontenti tutti richiede un grande impegno mentale e… tanta pazienza.

L’event planner, più professionalità racchiuse in una sola figura

Questo è il lavoro dell’event planner, uno specialista che si ritrova a svolgere, nello stesso momento, il lavoro del fornitore di servizi, del mediatore tra più soggetti in campo e, perché no, del mago indovino, pronto ad anticipare le esigenze del suo cliente e quelle che possono essere le sue eventuali rimostranze, ma anche dello psicologo, pronto a ricevere lo sfogo dei suoi clienti e andare incontro ai fornitori senza stressarli, ma esigendo comunque efficienza ed efficacia. Per non parlare dell’attenzione ai dettagli e della capacità di prevedere l’imprevedibile al quale, in ogni caso, non si sarà mai abbastanza pronti.

Dal cambiare all’ultimo momento un piccolo, ma fondamentale, elemento del programma, fino a dover risolvere questioni molto più importanti, ma difficilmente prevedibili: all’event planner sono richieste delle doti di adattabilità che nessun banco di scuola, università o master potranno mai insegnare.

Per fare strada in questo settore quindi, oltre alle doti personali, al saper cogliere le occasioni e anche a quella buona dose di fortuna, data dal trovarsi nel posto giusto al momento giusto, la vera scuola è l’esperienza sul campo.

 Fenicia Events & Communication, qualche domanda al team operativo

Lo sanno bene Luigina, Cristiana, Licia e Marco, il team operativo di Fenicia, a cui abbiamo fatto qualche domanda per entrare più a fondo nelle peculiarità di questo mestiere e per dare qualche consiglio a chi veramente vuole diventare organizzatore di eventi.

È dal 2009, quando Marco si è unito al team, che il gruppo ha assunto la sua forma attuale. Con percorsi accademici e professionali differenti si sono riusciti ad amalgamare alla perfezione, mettendo sul tavolo le proprie doti e abilità  con la certezza di poter contare l’uno sull’altra nei momenti di difficoltà. Perché sono proprio questi i momenti che si verificano più frequentemente in questo lavoro, sempre in balia di incognite e imprevisti.

Quando avete iniziato a lavorare nell’organizzazione eventi? Qual è stato il percorso che vi ha portato fin qui?

Cristiana – Ho iniziato a lavorare come hostess nel 1997, assistendo la sala e gli ospiti durante i convegni, poi sono diventata responsabile dello staff e, nel 2003  sono stata assunta nel reparto operativo, quindi nel lavoro dell’organizzazione di eventi.

Licia – Nel 2002 ho iniziato a gestire le segreterie delle convention. Un anno dopo, nel 2003, sono passata a organizzare eventi e viaggi incentive per poi, nel 2009, specializzarmi nel settore farmaceutico, ambito più complesso e articolato, visti tutti i cavilli burocratici e i regolamenti legati al rilascio dei crediti formativi per i medici.

Luigina – La mia prima esperienza in questo settore risale al 1995 ed è nata quasi per caso. Prima, per la società di organizzazione eventi in cui mi trovavo, mi occupavo di inserimento dati. Da lì sono iniziate le risposte al telefono e il contatto a tu per tu con i clienti e poi, rubando un po’con gli occhi e un po’con le orecchie, mi sono fatta strada rendendomi utile. Dopo 9 mesi ero già una dei responsabili del Congresso Nazionale di Nefrologia.

Anche il settore dell’organizzazione eventi ormai, con l’avvento dei social media e della tecnologia, si è fatto molto più competitivo. Gli aggiornamenti richiesti sono molti e bisogna stare continuamente al passo con i tempi. Ora più di prima quindi considerate necessario frequentare dei percorsi di studio specifici per rispondere alle nuove esigenze di mercato?

Marco – Io ho iniziato a lavorare nel settore circa dieci anni fa. I tempi non erano ancora come questi, ma la digitalizzazione iniziava a prendere piede. Diciamo che quindi mi trovo un po’ al centro tra la vecchia e la nuova maniera di lavorare. Nonostante questo reputo la pratica e l’affiancamento a colleghi più anziani il miglior banco di prova. Se invece ci si affaccia al ramo dei congressi scientifici, lì è bene svolgere dei corsi di aggiornamento specifici messi a disposizione dalla società per cui si lavora.

Licia – Confermo l’importanza di aggiornarsi con dei corsi di formazione specifici quando si tratta di passare al settore medico scientifico. Per il resto reputo la pratica la migliore scuola, soprattutto se affiancati da persone esperte e competenti, capaci di insegnare. Tenete a mente però che in questo mestiere è necessario sempre un tocco personale per fare la differenza, viste le grandi variabili a cui è soggetto. Per quanto riguarda i cambiamenti di scenario imposti dalla tecnologia trovo strumenti come i social molto importanti per l’affiancamento alla parte logistica. Sono importanti sia per promuovere ma anche per condividere esperienze legate al mondo degli eventi e per questo sono necessari professionisti completamente dedicati alla comunicazione.

Se doveste descrivere questo lavoro citando un pregio e un difetto cosa direste?

Luigina – Beh, direi il che il contatto con tanti tipi di persone è l’elemento più stimolante del lavoro, perché fonte di continua crescita professionale e personale. Se parliamo di persone a posto e positive poi si potrà sperare in un ringraziamento a fine evento, se tutto è filato liscio, e questa è la più grande soddisfazione in un lavoro del genere, credetemi.

I difetti diventano tali se non sai gestire le situazioni. L’ansia e lo stress a cui sei sottoposto sempre possono essere fatali per un evento. Non devi farti sopraffare e non devi perdere la pazienza. Lavorando con le persone c’è sempre il rischio di trovare quelle che non collaborano,che siano colleghi, clienti o fornitori e proprio per questo bisogna mantenere sempre la mente lucida, fredda ed avere quella prontezza per risolvere le situazioni.

Cristiana – Considerate che quando devi organizzare un evento parti da zero e se si tratta di un cliente nuovo ti senti un po’ come uno scrittore di fronte a una pagina bianca. Ti chiedi proprio “Da dove inizio”? Quando poi cominci a prendere contatti, a capire le esigenze e ad anticiparle, a trovare soluzioni e ad andare avanti come un treno, ti senti un po’ come un artista che realizza un’opera da zero. Se viene bene e quel cliente deciderà di lavorare di nuovo con te raggiungi un grado di soddisfazione impareggiabile.

Come puoi sentirti un artista che dà sfogo alla sua creatività però, puoi anche vederti tarpare le ali dalla burocrazia o da un cliente che ha deciso di essere più esperto di te nel tuo lavoro. Ti propone soluzioni irrealizzabili e tu, che sei un professionista, devi trovare il modo di accontentarlo, e via con le negoziazioni interminabili.

Licia – Questo è un lavoro che ti permette di conoscere molte cose che ti torneranno utili nella vita pratica. Quando devo partire o anche uscire, per esempio, ho sempre tante idee da proporre. Quando sono in viaggio poi, anche in luoghi meno battuti, riesco sempre a cavarmela quando si verificano degli imprevisti, perché questo lavoro mi insegna a muovermi in ogni contesto e soprattutto a trattare con alberghi, tour operator, agenzie e aeroporti. Questo lavoro ti rende flessibile e pragmatico, capace di gestire molte situazioni differenti.

Avete qualche aneddoto da raccontare per far capire a cosa si va incontro quando si lavora in questo settore?

Luigina –Ricordo come un incubo un congresso a Cagliari, con lo sciopero dell’Alitalia, con una pioggia incessante per due giorni…Un altro brutto ricordo è legato a un congresso a Napoli. Arrivati all’inaugurazione dell’evento la tipografia non aveva ancora consegnato i programmi…volevo morire.

Licia – Un volo charter con 180 ospiti a bordo, giunto ad Amsterdam in occasione di un incentive Fastweb di tre giorni…Questo volo decise di tornare in Italia senza scaricare i bagagli. Abbiamo dovuto utilizzare tutti i voli di linea per far recapitare le valigie in tempi cristiani…

Marco – Stavo raggiungendo dall’ufficio la sede congressuale durante il primo giorno di un evento. Era tutto pronto, gli ospiti erano in sala e io stavo arrivando per coordinare gli ultimi dettagli importanti con i relatori, ma il caso, o meglio, la sfortuna,  ha voluto che la macchina mi lasciasse in mezzo alla strada. Ho fatto un po’ di telefonate e ho trovato una collega che mi sostituiva e mi sono salvato.

Cristiana – Io esco un po’ fuori dal coro e voglio ricordare un bellissimo momento in cui il cliente mi ringraziò pubblicamente alla fine di un evento…. beh…mi sono commossa. Non capita così spesso.

Quali sono secondo voi le qualità che un bravo organizzatore di eventi dovrebbe avere? Si possono acquisire anche strada facendo?

Lu., C., Li., M. – Di base bisogna avere la capacità di adattamento e resistenza. Questo è un lavoro senza orari, soprattutto quando sei fuori per un congresso, dove potresti stare in piedi senza fermarti venti ore per tre giorni consecutivi. Bisogna inoltre essere rapidi, anticipare, proporre,  ma mai sfociare nell’arroganza. Bisogna far capire al cliente che tu sei lì per aiutarlo, fare buon viso e cattivo gioco e, allo stesso tempo, se necessario, alzare la voce con i fornitori. Bisogna essere continuamente sospesi tra disponibilità estrema e far sentire la propria voce quando necessario.

Potreste dare un consiglio a chi volesse iniziare a lavorare in questo settore?

Lu., C., Li., M. – Pratica, pratica e pratica. Sbattere la testa, fare gaffe, sbagliare, prendersi delle belle tirate di orecchie, ma andare sempre e comunque avanti.

Se volete approcciarvi a questo mondo non mandate curricula via mail, che finiranno direttamente nel cestino della posta. Se volete fare veramente questo lavoro analizzate quello che è il vostro background, le caratteristiche che pensate di avere e che possono essere adatte a coprire questa posizione e vendetele. Chiamate un’agenzia, iniziate a lavorare anche come hostess o steward, fatevi avanti e proponetevi come volontari, magari per aiutare la segreteria congressuale pro bono e dimostrate prontezza e disponibilità, sempre.

 

Come avete visto il lavoro dell’organizzazione eventi è molto di più che prenotare un volo, prendere un aereo e assistere gli ospiti. I compiti sono molti e l’impegno è a 360 gradi.

C’è la parte contrattuale, il rapporto con il cliente, la negoziazione con i fornitori, l’aspetto operativo logistico e le giornate in loco. Ogni componente del team ha delle competenze specifiche in determinate mansioni, ma quando si parla di lavoro di gruppo, soprattutto in questo campo, non esistono limiti. Ognuno deve essere pronto a sostituire il collega nel momento del bisogno e farlo subito.

Lavorare nell’organizzazione di eventi significa sposare completamente una professione e amarla nei suoi pregi e nei suoi difetti, come in ogni matrimonio che si rispetti.

Siete pronti allora per buttarvi in questa avventura?

 

Grazie allo staff di Fenicia Events & Communication per averci concesso questa intervista!

 

 

Ilaria Petta

Ilaria Petta

Giornalista pubblicista convertita al marketing digitale. Scavo nel web per connettere i bisogni delle aziende a quelli dei loro clienti. Credo fortemente nelle relazioni concrete tra le persone e utilizzo la potenza del web per renderle durature, autentiche e proficue.
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