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Come organizzare congressi ECM, il ruolo del responsabile scientifico

Organizzare un evento è un’operazione complessa e faticosa. E se l’organizzazione logistica in tutti i suoi aspetti è problematica, può esserlo ancora di più gestire la responsabilità del primo congresso medico come responsabile scientifico. Infatti unire ai tanti impegni professionali quotidiani di un medico anche l’organizzazione di un congresso può diventare molto faticoso. Soprattutto se si è giovani e inesperti poi, la quantità di preoccupazioni e impegni a cui far fronte potrebbe rivelarsi eccessiva.

Come fare allora a star dietro a tutto? La soluzione è affidarsi a una brava società di organizzazione eventi che vada ad affiancare il presidente scientifico nell’organizzazione logistica.

Grazie alla nostra lunga esperienza nel settore aiutiamo i responsabili scientifici dei congressi alle prime armi a orientarsi nella loro nuova avventura, sollevandoli da molte incombenze. Un congresso ECM è infatti una grossa responsabilità da gestire da soli perché la lista di obblighi che vanno rispettati è molto lunga e il tempo sembra sempre essere troppo poco.

Il comitato scientifico di un evento ECM

Il comitato scientifico è l’organo tecnico-consultivo che si occupa della definizione e valutazione dell’offerta formativa del congresso ECM, cioè del programma scientifico. Se si tratta di un piccolo congresso però il programma può anche essere scritto singolarmente dal responsabile scientifico.

Fenicia Events si occupa della realizzazione di tutte le attività grafiche inerenti al programma, dalle brochure di presentazione al .pdf, dall’elaborazione dei loghi alla messa online del programma.

Oltre alle relazioni presenti nel programma scientifico, il Comitato (o il responsabile da solo) si occupa anche della scelta dei relatori che saranno presenti al congresso. Deve inoltre garantire la qualità di tutte le attività formative ECM progettate e valutare l’esito dei test da svolgere per ottenere i crediti ECM.

L’organizzazione del congresso

Una volta definito il programma scientifico, parte la vera e propria organizzazione dell’evento ed è qui che Fenicia Events offre un contributo fondamentale. Ci occupiamo dell’organizzazione in tutti i suoi aspetti, mantenendo un contatto costante con il presidente scientifico per coordinarci sulle attività.

Siamo allenati a gestire tutte le fasi necessarie (pre, durante e post evento) per la buona riuscita del congresso. Gestiamo la scelta della location adatta, la segreteria organizzativa e quindi tutti i contatti con i partecipanti, gli aspetti logistici, la comunicazione dell’evento, i contatti con il corpo docente, la registrazione sul sito Age.na.s, tutte le procedure per l’accreditamento e la ricerca degli sponsor.

La scelta degli sponsor

Durante la sua attività di lavoro quotidiana il responsabile ha occasione di incontrare molti potenziali sponsor e spesso si occupa quindi di relazionarsi con loro durante la fase di ricerca per il congresso. Ma non viene lasciato solo neanche in questa attività, spesso complicata soprattutto agli inizi. Fenicia Events infatti coadiuva comunque il Responsabile sia nella ricerca degli sponsor adatti che nella relazione con essi. Soggetti molto importanti per l’equilibrio finanziario del congresso ma anche per la sua qualità, vanno scelti secondo principi precisi e rispettando sia le regole che lo ‘spirito’ dell’Educazione Continua in Medicina.

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