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Come organizzare un evento culturale

Lavorare nell’organizzazione di eventi significa sapersi confrontare con realtà diverse e, per ognuna di queste, saper trovare le modalità operative e strategiche più indicate all’ambito d’intervento.
Una consulenza, quindi, che deve sapersi muovere in settori differenti, con diversi soggetti, diverse modalità di comunicazione e strategie operative.

Molto importante, infatti, quando si voglia progettare, pianificare e realizzare un qualsiasi tipo di manifestazione, che si tengano in considerazione le caratteristiche specifiche del settore nel quale si dovrà operare.

Se è vero che, in generale, occuparsi di events planning implica muoversi verso una serie di considerazioni, valutazioni ed operazioni che possono essere valide per ogni tipo di evento (tra queste, ad esempio, impostare una costante e solida campagna di comunicazione che possa essere di valida promozione all’evento stesso, magari iniziando a raccontarne il “dietro le quinte”), è anche vero che, a seconda del tipo di evento che vogliamo organizzare, sarà necessario intervenire in maniera diversa riguardo scelte, modalità e anche reperimento di risorse economiche.

Quando ad esempio vogliamo organizzare un evento culturale, la nostra attenzione dovrà andare a una molteplicità di figure professionali legate a questo specifico tipo di manifestazione.

Nel settore culturale, infatti, non soltanto è necessario saper pianificare e coordinare l’intervento di figure che abbiano specifiche professionalità, ma anche aver familiarità e sapersi muovere nell’ambito culturale specifico, sapendo individuare in modo preciso l’identità dell’iniziativa, conoscerne le esigenze particolari, lo specifico target a cui rivolgersi, nonché saper procedere nel giusto modo per definire e attuare tutte quelle strategie atte a realizzare e valorizzare un buon evento.

Pensiamo al caso dell’organizzazione di mostre, per le quali si debbano ad esempio realizzare cataloghi o occuparsi di aspetti assicurativi, oppure, nel caso di rappresentazioni teatrali o concerti, della necessità di avvalersi di figure specializzate e di imprese fornitrici di impianti, così come per convegni o incontri di cui ne è un esempio “La Giornata Culturale Araba” curata da Fenicia Eventi, organizzata dall’Associazione ItaliArabi e patrocinata da Camera, Senato, Quirinale e Lega Araba, che si svolgerà il 7 Febbraio prossimo a Roma e che vedrà la presenza di relatori di spicco del mondo politico, accademico e culturale internazionale.

Competenze quindi che possono essere acquisite solo con un monitoraggio costante nell’ambito di interesse, indispensabili per l’allestimento di mostre d’arte, spettacoli teatrali e musicali, convegni e ogni altra giornata e manifestazione di tipo culturale.

È infatti importante considerare che organizzare un evento culturale significa anche sapersi
muovere in modo diverso verso sponsorizzazioni o investimenti da parte di privati
 e che, rispetto ad eventi di altro tipo, di taglio più legato al business commerciale o finanziario, si dovrà intrattenere un rapporto più stretto con amministrazioni, enti pubblici, fondazioni, sia in sede organizzativa sia in sede di realizzazione della manifestazione.

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