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Come progettare un piccolo evento

Come progettare un piccolo evento: le basi della professione

Si è convinti che per ottenere grandi risultati sia necessario progettare qualcosa di grande. Ma questo può non essere sempre vero. Chi si occupa di events planning sa che a volte è più di impatto un piccolo evento, organizzato alla perfezione, che non uno di proporzioni gigantesche che rischia di essere freddo e poco intimo. Ciò che conta, è dare l’impressione a chi partecipa di essere parte di qualcosa di esclusivo ed elitario.

Anche i piccoli eventi non possono prescindere dalla pianificazione

Dal punto di vista organizzativo si potrebbe pensare che un piccolo evento non richieda un grande impegno. Ma, se da un lato è innegabile che un evento di proporzioni ridotte sia più semplice da gestire, sottovalutarlo e non riuscire a progettarlo al meglio è una reale possibilità che bisogna in tutti i modi evitare. Che si tratti di qualcosa di grande, di medio o di piccole dimensioni, quando si organizza qualcosa la pianificazione ha sempre un ruolo di primaria importanza. E’ un elemento dal quale non si può prescindere. Per fare in modo che l’evento sia un successo l’organizzatore deve mettere in campo tutta la sua creatività, anche perché lavorare con un budget ridotto per creare qualcosa di speciale non è semplice, ma può essere una sfida interessante e stimolante.

Da dove iniziare per progettare un piccolo evento?

Ancora prima della scelta della location, della data e degli inviti, quello che bisogna fare è identificare gli obiettivi che si vogliono raggiungere. Le domande da porsi in questa prima fase sono quindi: qual è il nostro obiettivo? Quali risultati vogliamo ottenere? Di quanto spazio e di quali risorse abbiamo bisogno per raggiungerli? A chi ci rivolgiamo?

Avere ben chiari i risultati che si vogliono ottenere permetterà di organizzare un evento il più possibile vicino alla perfezione, che rispetti anche le aspettative di chi parteciperà. Individuare, quindi, il target delle persone a cui ci si rivolge è il passo successivo.

Una volta definiti questi punti, si è in grado di prendere decisioni più precise riguardo alla location, date possibili ed inviti. E’ buona pratica raccogliere tutto il materiale in un documento, in modo che sia chiaro a tutti coloro che sono coinvolti nell’organizzazione, quali siano le finalità e il target a cui ci si rivolge. Questo documento sarà utile durante tutto il processo organizzativo, potrà essere arricchito con idee per l’evento, spunti e verrà utilizzato da tutto il team di lavoro. Una buona pianificazione iniziale aiuterà anche a capire quante persone sarà necessario coinvolgere nella progettazione.

Una volta definiti gli obiettivi in maniera chiara e concisa è il momento di occuparsi degli aspetti più tecnici dell’organizzazione dell’evento:

  • Definire il budget: questo punto è fondamentale nell’organizzazione di un piccolo evento, perché solitamente in questi casi i fondi sono limitati. Conoscere la propria capacità di spesa consente di guidare la programmazione in base alle finanze disponibili e permette di concentrarsi su ciò che è veramente fondamentale per una buona riuscita della manifestazione. Un elemento da non sottovalutare è che la spesa per persona per un piccolo evento potrebbe essere proporzionalmente maggiore rispetto a quella per un grande evento.
  • Definire di che tipo di evento si tratta: un seminario o un congresso sono occasioni finalizzate alla formazione su certi argomenti, un party o una cena sono invece occasioni più ludiche e conviviali. Le opzioni sono davvero tante. Scegliere la formula più consona allo scopo è il compito dell’organizzatore. La scelta deve tenere conto dell’obiettivo dell’evento, del target a cui ci si rivolge e dell’argomento intorno a cui ruota l’evento.
  • Trovare la data e la location giusta: una volta definito di che tipo di evento si tratta, il passo successivo sarà trovare il luogo dove tutto possa prendere vita. I rischi quando si organizza qualcosa con un numero limitato di persone è che i partecipanti siano troppi rispetto alla stima iniziale e che la location risulti troppo stretta. Questo è un dato da tenere in considerazione al momento della scelta, cercando di optare per una location che possa ospitare un numero di persone leggermente maggiore di quelle che ci si aspetta.
  • Definire l’agenda e la durata dell’evento: anche un piccolo evento va organizzato in ogni singolo dettaglio. Definire la durata e i diversi momenti di cui si comporrà è fondamentale per dare l’idea che tutto si muova come in una macchina ben oleata alla perfezione. Saper esattamente quando si deve iniziare e quando deve accadere qualcosa è indispensabile per una buona riuscita della manifestazione.
  • Definizione dei dettagli dell’organizzazione: catering, escursioni, allestimenti necessari sono tutti i dettagli che riguardano l’organizzazione nel suo complesso. Una volta definito il tipo di evento sarà facile decidere gli elementi necessari per pianificarlo. Un buon metodo organizzativo è quello di redigere una lista con tutte le cose che vanno programmate e spuntarle man mano che si procede nell’organizzazione.
  • Definire il piano pubblicitario: un evento, anche piccolo, va sempre pubblicizzato, solo in questo modo si avrà la certezza che gli interessati ne vengano a conoscenza. Pianificare una strategia di comunicazione per promuovere l’evento è parte fondamentale dell’organizzazione ed è alla base della sua buona riuscita.

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