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Come scegliere la giusta location per il tuo evento

Una location adeguata e piacevole determina buona parte del successo di un convegno ed è quindi un aspetto essenziale che chi si occupa di organizzazione eventi deve tenere sempre a mente.

Che si tratti di un meeting aziendale, di un evento di formazione o di una conferenza stampa è fondamentale far sentire i partecipanti a proprio agio nella giusta atmosfera. Parlare di location però significa riferirsi in generale a un’infinità di luoghi diversi da poter scegliere sulla base di una serie di parametri e caratteristiche dell’evento.

Proviamo perciò a sintetizzare alcuni aspetti da tenere in considerazione sempre, qualunque sia la tipologia di evento che stai organizzando.

Il numero dei partecipanti all’evento

Non bisogna scegliere né una sala troppo grande nella quale i partecipanti abbiano una sensazione di dispersione né una sala troppo piccola in cui ci si senta costretti e capiti anche di dover stare in piedi appoggiati al muro con la giacca in mano. La dimensione degli spazi va quindi calibrata in base a chi parteciperà. Come fare a saperlo? Raccogli in anticipo le adesioni aiutandoti con un sito web dedicato all’evento semplice e ben realizzato.

La posizione geografica della location

Puoi aver scelto la location più funzionale ed esteticamente bella del mondo ma se è spersa nel nulla e i partecipanti non sanno come arrivarci creerai loro un grosso disagio e l’evento partirà già malissimo.

Quando scegli la location per il tuo evento assicurati quindi che abbia nelle vicinanze stazioni della metropolitana, autobus, possibilità di car sharing, parcheggi e anche strutture alberghiere dove far alloggiare i partecipanti che vengono da fuori. Potresti infatti anche cercare di capire da dove vengono i partecipanti per sapere se occorre avere un aeroporto o una stazione vicina per la maggior parte di loro. La comodità è un aspetto che non va mai trascurato.

Il budget a disposizione per affittare la location

Ovviamente il budget disponibile è un’altra delle linee guida – essenziali – nella scelta della location. Anche se potrebbe essere perfetta teoricamente per il tuo evento, non puoi certo puntare su una dimora storica o un hotel extra lusso se le finanze non sono elevate. È importante essere realistici e ripartire il budget a diposizione in quel momento tra tutti gli elementi essenziali dell’organizzazione di un evento, senza disperdere tutto nella scelta della location da sogno.

Estetica e praticità

Nella scelta della location conta certamente l’aspetto estetico ma non deve – e non può – essere l’elemento dominante. Nella valutazione poniti sempre una serie di domande. C’è tutta l’attrezzatura tecnica necessaria alla tipologia di evento che sto organizzando? Le sale hanno una buona luminosità? Posso essere sicuro che non ci siano barriere architettoniche? Com’è lo staff a disposizione? C’è il wi-fi? Vengono rispettati tutti gli aspetti di sicurezza?

L’atmosfera conta molto ma la funzionalità dell’ambiente è sempre e comunque un criterio importantissimo.

Evita quindi la fretta e prenditi sempre il tempo necessario per valutare bene la location giusta per il tuo evento, oltre l’istinto e la voglia di fare buona impressione. Dalla location adatta dipende in buona parte la riuscita di un evento, non dimenticarlo.

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Pirati del web con velleità comunicative. Tecnici quanto basta per riuscire a spurgare un database, letterati quanto basta per convincere la gente a farci sproloquiare su siti seri, tipo questo.

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