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Sale meeting, scegli quella adatta al tuo evento

Immaginate una sala scomoda, buia, con una cattiva acustica, un soffitto troppo basso, attrezzature tecniche datate e dalla quale si vuole andar via il prima possibile. Anche l’evento perfetto con i migliori contenuti e i migliori relatori verrebbe rovinato da un ambiente così. Scegliere la sala meeting adatta tra le tante a disposizione è quindi un elemento fondamentale per la riuscita di un convegno che lasci tutti i partecipanti soddisfatti e con un ricordo piacevole e positivo dell’esperienza.Capire qual è il posto giusto richiede di fermarsi un attimo per definire alcuni fattori essenziali come lo scopo dell’evento, le sue caratteristiche, il numero di partecipanti e le attività che verranno svolte per poi procedere a una scelta consapevole. La fretta non va quasi mai di pari passo con un evento ben organizzato!

Quanto deve essere grande la sala meeting perfetta

Tra gli elementi chiave da valutare nella scelta di una sala meeting che faccia sentire a loro agio tutti i partecipanti all’evento c’è la grandezza. Ciò non vuol dire che una sala per andar bene debba essere enorme ma neanche di dimensioni troppo ridotte. Capita a volte di partecipare a convegni in cui ci si trova a stare seduti per terra con la giacca appoggiata su una gamba e il blocco per appunti in bilico sull’altra, la schiena che inizia a far male e l’attenzione che cala prima del dovuto. All’opposto succede di trovarsi in una sala con tanti posti vuoti sentendosi isolati e con la sensazione che l’evento non sia poi così interessante e utile visto che ci sono poche persone presenti. Sembra banale quindi ma la dimensione perfetta di una sala meeting deve essere definita in base al numero di partecipanti all’evento per non risultare né troppo grande né troppo piccola. Devono stare tutti seduti comodamente ma non risultare dispersi in ambiente enorme. Altri elementi fondamentali di cui tenere conto sono l’altezza della sala – caratteristica importante sia per una corretta areazione, sia a livello estetico che per una più generale prima valutazione dell’acustica – e l’illuminazione. Quest’ultima puà essere sia naturale che artificiale, l’importante è che si adatti con gli obiettivi del meeting e con l’arredamento complessivo della sala. Una maggiore o minore illuminazione fa cambiare infatti completamente la percezione di uno spazio (anche della dimensione della sala!) ed è dunque un elemento fondamentale quando scegliete il “taglio” di design che volete per la vostra location.

Le più belle sale meeting in Italia

Una sala meeting è bella soprattutto perché adatta al tipo di evento e all’atmosfera che si vuole trasmettere ai partecipanti: che sia intima, formale, divertente, giocosa, professionale, prestigiosa. Ogni evento ha delle sue caratteristiche che guidano la scelta della sala giusta per lo scopo da ottenere. In generale però una sala deve comunque rispettare alcune caratteristiche relative all’altezza, alla luce, all’acustica, alle attrezzature presenti e ai servizi annessi che la rendano l’ambiente più idoneo a uno svolgimento sereno. Scegliere le sale più belle in Italia è un compito arduo ma possiamo suggerirvene tre che vanno da nord a sud del nostro Paese per accontentare ogni esigenza di location. A Monastier di Treviso, in Veneto, c’è il Park Hotel Villa Fiorita che offre una sala congressi grande, moderna e all’avanguardia. Permette 600 posti a sedere, è alta 10 metri con un grazioso soffitto in legno chiaro e garantisce una tecnologia molto avanzata nelle attrezzature: videoproiettori con supporto digitale per le registrazioni, conference system digitale, amplificazione per congressi e illuminazione scenica. Spostandoci al Centro Italia troviamo l’A.Roma Lifestyle Hotel e Centro congressi a Roma che offre una struttura congressuale con più sale a disposizione, ottima per eventi aziendali di alto profilo sia piccoli e informali che lanci di prodotto o nuove linee di brand di lusso. Sale nuove, moderne, dalle linee essenziali e dotate di tecnologie all’avanguardia come connessione wi-fi ultra veloce, videowall led ad altissima risoluzione e videocamere comandate dalla cabina di regia. Per un convegno nel Sud Italia un’ottima scelta è il Royal Continental Hotel di Napoli, situato nella magnifica location del lungomare del capoluogo partenopeo. Offre uno dei centri meeting più grandi di Napoli con un auditorium che può ospitare fino a 530 persone e ben 16 sale meeting modulari. Tutte dotate di servizi di assistenza agli eventi come hostess, traduzione, supporto tecnico e attrezzature tecnologiche moderne e funzionali. Abbiamo capito quindi che la scelta della sala è fondamentale per la buona riuscita di un meeting o di un convegno di qualunque tipo. Valutate bene allora tutti gli aspetti, prendetevi tempo per decidere e non lasciatevi spaventare dai piccoli o grandi imprevisti a cui ogni organizzazione di eventi che si rispetti va incontro.

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