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Due consigli per progettare al meglio un grande evento

Pianificazione, adattamento e creatività: organizzare un evento vuol dire mettere in moto tutta una serie di attività, interconnesse tra loro, che hanno bisogno di avere alla base un disegno ben preciso. Come una mappa da seguire pedissequamente e dove trovare vie di fuga, se la strada maestra è bloccata.

Quando si ha a che fare con il mondo delle convention e dei meeting nulla può essere lasciato al caso. Sia quando l’evento è di grandi dimensioni e sia, e forse anche di più, quando si tratta di eventi di portata minore, dove l’attenzione deve essere ai massimi livelli. In questi casi, infatti, il budget ridotto impone una certa abilità per riuscire a districarsi tra fornitori e location e offrire al cliente su un piatto d’argento un evento che corrisponda alle sue aspettative e ai suoi obiettivi.

Sale meeting: scegli quella giusta

Nonostante le ultime tendenze in fatto di eventi si stiano dirigendo verso location inusuali e progetti un po’ meno classici, spesso può capitare di trovarsi a dover organizzare un congresso dalle caratteristiche più tradizionali.

Una volta appurata la dimensione dell’evento e le principali caratteristiche, il primo passo da compiere è quello di ricercare la sala meeting perfetta e più adatta. Cosa che, a prima vista può sembrare semplice, vista l’enorme offerta presente anche online. In realtà scegliere la sala giusta può rappresentare un percorso ad ostacoli, soprattutto quando si deve organizzare un evento fuori dalla propria zona di riferimento. Per prima cosa è necessario valutarne la capienza e l’atmosfera generale dell’ambiente, che deve risultare curato e piacevole nell’insieme.

Anche la visibilità e l’acustica devono avere un ruolo di primo piano e, allo stesso modo, anche il sistema di illuminazione, che deve poter essere modulato in base alle varie esigenze. Da non tralasciare in maniera assoluta i servizi annessi alla sala, le attrezzature tecniche e i metodi adottati per la sicurezza. Sono parecchi dettagli, che vanno tutti presi in considerazione e valutati caso per caso. Ma, forse, la cosa più importante quando si cerca una sala meeting è quella di guardare con scrupolosità il rapporto qualità – prezzo. Spesso, infatti, capita che le location presentino prezzi allineati sul mercato, senza però offrire un servizio all’altezza di esso. Per questo, quando cerchiamo la sala perfetta per il vostro congresso o il vostro piccolo evento, il prezzo risulta essere una componente essenziale per la scelta finale.

Se vuoi fare le cose in grande, muoviti per tempo

Il tempo è un fattore fondamentale. Anche, e forse soprattutto, quando si parla di organizzazione eventi. Giocare d’anticipo e sapere quando fare cosa risulta essenziale per la buona riuscita di un evento di qualunque dimensione. Pianificare è la chiave di volta vincente. Pianificare in tempo e per tempo. Perché ogni voce sulla lista va spuntata al momento giusto.

Ricercare una sala meeting, ad esempio, può richiedere giornate intere di lavoro. Soprattutto a ridosso di fiere e manifestazioni. Anche la strategia di comunicazione dell’evento o l’invio degli inviti vanno progettati con un timing adatto all’occasione. Chi organizza eventi sa che un’agenda ben ottimizzata con impegni, appuntamenti e attività significa avere già metà del lavoro fatto.

Le dimensioni assolute naturalmente contano. Un grande congresso medico ha comunque dimensioni contenute. Cardionefrologia 2017 ad esempio contava più di 120 persone solo tra relatori e moderatori, numeri importanti in un contesto medico-scientifico ma naturalmente non paragonabili ai grandi concerti o alle partite di calcio. Tuttavia, al di là del contesto e delle dimensioni assolute, il timing resta sempre un fattore fondamentale.

Non avere tempo, in realtà, spesso vuol dire semplicemente non essere stati in grado di stilare una lista di priorità. Insomma, i segreti di successo per un event planner sono l’attenzione ai dettagli, la capacità di guardare all’insieme ed un perfetto time management. Piccoli ingredienti che, combinati, possono fare la differenza e decretare la riuscita e il successo di un evento.

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