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Delegazioni congressuali, quando l’arte del delegare si trasforma in un servizio

Come già accennato sulla nostra pagina Facebook , oggi vogliamo introdurvi un’altra faccia del lavoro dell’organizzazione eventi. Non quella che si basa sulla classica relazione azienda e cliente bensì quella che si riferisce al rapporto tra azienda e…azienda: le delegazioni congressuali.

Lo facciamo insieme a Licia e a Cristiana, due componenti “storiche” di Fenicia Eventi che avete già avuto occasione di conoscere due mesi fa, quando abbiamo intervistato lo staff di Fenicia al completo.

Licia e Cristiana ci hanno concesso un po’ del loro tempo proprio nei giorni in cui si stavano occupando di gestire rispettivamente le delegazioni del Congresso Nazionale della Sinpe (Società italiana di Nutrizione Artificiale e Metabolismo) e quello della Sifo (Società italiana di Farmacia Ospedaliera).

Organizzare un evento e gestire una delegazione congressuale: un cambio di concept

Attraverso i racconti delle loro esperienze, si può dire, di vita lavorativa quotidiana, siamo riusciti a cogliere le sfumature che differenziano due realtà che, pur appartenendo al mondo dell’event planning e pur essendo molto simili dal punto di vista operativo, si basano su due concept completamente diversi.

Se organizzare un evento è il masterpiece del lavoro, quello che fa dell’event planner un artista che costruisce la propria opera da zero, la delegazione ne rappresenta la parte più intimistica, per rimanere nel campo semantico dell’arte. Meno esplosiva e più orientata al rapporto umano, la delegazione si sviluppa solo in un secondo momento rispetto alla prima macro attività.

Lasciamo però che siano le esperte a condurci nel viaggio intorno al mondo delle delegazioni congressuali.

Ci spiegate banalmente cos’è una delegazione congressuale?

Licia – Un numero variabile di ospiti (medici, farmacisti, infermieri) invitati da un’azienda sponsor a partecipare ad un          Corso/Congresso.

Cristiana – Una delegazione congressuale è un gruppo di persone invitate da un’azienda a partecipare ad un evento.

Per entrare meglio nel merito, raccontateci un po’ come vi state muovendo per l’organizzazione delle delegazioni per i Congressi Sinpe e SifoCom’è strutturata la vostra giornata di lavoro?

Licia – Sto seguendo la delegazione Nutricia per il Congresso Sinpe di Milano, si tratta di circa 100 persone. Alcuni hanno il cosiddetto pacchetto full (iscrizione, pernottamento, viaggio, cena sociale) mentre altri solo l’iscrizione al congresso. La referente Nutricia progressivamente mi invia i nominativi (a mano a mano che riceve le autorizzazioni degli istituti sanitari ai quali appartengono gli ospiti) e io li contatto telefonicamente per avere conferma della loro partecipazione, controllare i loro dati e concordare pernottamento e viaggio (aereo, treno, auto). Dopo il primo contatto mando una mail di riepilogo con tutte le info e qualche giorno dopo (onde evitare repentini cambi di idea) procedo con l’iscrizione online sul portale della segreteria organizzativa, contestualmente procedo con l’emissione dei biglietti. Una volta pronta tutta la documentazione invio una seconda mail con i biglietti elettronici, il piano di viaggio ed il programma del congresso.
Per una delegazione bisogna organizzare anche altri servizi, come i trasferimenti da/per stazione/aeroporto e le eventuali cene in ristoranti vicini l’hotel o in  centro città (a seconda delle richieste).

Cristiana – Personalmente mi sto occupando della delegazione della Fresenius Kabi che porterà un gruppo di farmacisti al Congresso nazionale della società italiana di farmacia ospedaliera. Mi sono occupata della parte logistica, quindi la ricerca dell’hotel. Poi, una volta arrivati i nomi, del contatto per definire il loro piano di viaggio, con conseguente emissione della biglietteria ed invio di tutte le informazioni utili alla loro partecipazione. C’è poi anche la parte “ludica” vale a dire le cene e quindi mi sto occupando di ricercare dei ristoranti non troppo lontani, con un buon rapporto qualità/prezzo che possano soddisfare le esigenze di tutti (una sera pesce, un’altra carne).

Qual è la differenza tra delegazione e congresso a livello di carico di lavoro?

Licia – Il congresso richiede una mole di lavoro diversa, soprattutto perché si tratta di organizzare tutti i servizi senza dover necessariamente avere un rapporto con ogni singolo partecipante (ad eccezione dei relatori e del presidente scientifico).

Cristiana – La differenza fondamentale è che con le delegazioni hai un contatto costante con le persone, mentre con la preparazione del congressuale  hai a che fare quasi esclusivamente con il presidente dell’evento.

 E a livello di soddisfazione?

Licia – Soddisfazioni, a mio parere, completamente diverse. La delegazione ti permette di avere un rapporto uno a uno con i partecipanti, mentre il congresso è una sorta di “creazione” tua.

Cristiana – Entrambi ti danno molta soddisfazione.

Quando vi trovate poi al Congresso di cui avete curato la delegazione, quanta voglia vi viene di mettere mano alla segreteria organizzativa generale?

Licia – Troppa, tanta, bisogna chiamare i vigili del fuoco per evitare danni irreparabili (risata, ndr).

Cristiana – Quasi sempre…. Noti tutto: errori, punti a favore… prendi spunto, prendi appunti, critichi o ammiri.

Quindi, in sostanza, arrivare a farsi affidare la gestione di delegazioni congressuali significa aver acquisito, oltre che una grande esperienza nel settore, anche una gran rapporto di fiducia con il committente?

Licia – L’azienda che ti affida i suoi ospiti è sempre una grande soddisfazione, ma non sempre è un lavoro che fine a se stesso ti gratifica. Dipende molto dal cliente che te lo commissiona, a mio parere.

Cristiana- Assolutamente sì perché il cliente ti affida i suoi clienti, quelli che sostanzialmente vogliono premiare e quindi tu hai la responsabilità di non perderteli in giro per il mondo (risata, ndr).

Potete essere sincere dai, cosa vi piace fare di più?

Licia –  Il congresso è più stimolante, anche perché con le delegazioni ci vuole taaaaanta pazienza! Ma vanno bene entrambi dai!

Cristiana – Personalmente il congressuale… più scientifico. Trovo che mi dia molti più stimoli.

Due concept diversi, ma paralleli

Possono cambiare le impostazioni del lavoro, può cambiare l’approccio e anche la responsabilità, ma navighiamo sempre intorno al mondo del Mice. Se vuoi farne parte, e farlo bene, i concetti che devi tenere a mente rimangono questi: resilienza e fiducia, e vanno abbracciati in tutta la vastità di accezioni che possono contenere.

Se resilienza significa adattarsi a ogni situazione e imprevisto dell’ultimo momento, vuole anche dire abbracciare le varie attività e mansioni in cui ci si può imbattere lavorando in un settore così mutevole, liquido e dinamico come quello dell’organizzazione di eventi.

Giocando poi sulle due accezioni del termine delegazione, entrambe valide in questo contesto per indicare, da una parte, il comitato di persone che si muove in rappresentanza di un ente per svolgere determinate funzioni/attività e, dall’altra, l’affidare a un’agenzia i propri clienti, viene da sé l’origine da cui tutto questo prende le mosse: la fiducia.

Gestire una delegazione significa assumersi la responsabilità di un gruppo di persone che desiderano partecipare a un congresso non organizzato da te. E sarai solo tu a occupartene, perché i tuoi colleghi avranno altro a cui badare, non essendo questo un congresso dell’azienda per la quale lavori.

Se a un primo impatto quindi il lavoro può sembrare “meno faticoso”, dal punto di vista di impostazione implica un carico di stress e responsabilità non indifferenti.

Se nell’organizzazione di un congresso hai tante cose a cui badare, qui devi focalizzarti sulle persone, la più grande variabile, oltre a dover gestire una buona parte del discorso logistico.

Il lavoro dell’organizzazione eventi riserva sempre molte sorprese e un milione di opportunità ma, soprattutto, ti da la possibilità di misurarti continuamente regalandoti grandi soddisfazioni: le delegazioni congressuali ne sono una prova, oltre a essere un bel banco di prova.

Ilaria Petta

Giornalista pubblicista convertita al marketing digitale. Scavo nel web per connettere i bisogni delle aziende a quelli dei loro clienti. Credo fortemente nelle relazioni concrete tra le persone e utilizzo la potenza del web per renderle durature, autentiche e proficue.
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