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Event planning, gestire i cambiamenti di programma senza perdere il controllo

Organizzare e gestire un evento in tutti i suoi dettagli è un’impresa che richiede calma e sangue freddo.

Per quanto si possa essere precisi, metodici e aver pianificato tutto (o meglio credere di averlo fatto) agenda e computer alla mano, il lavoro dell’event planner potrebbe tradursi in una parola sola: resilienza. I cambiamenti di programma e gli imprevisti sono il pane quotidiano di ogni organizzatore di eventi, a qualunque livello ma ancora di più se l’evento è di grandi dimensioni. Per cui non bisogna agitarsi – tanto non servirebbe a niente – ed è meglio mantenere la mente lucida e serena per affrontare tutto e non perdere il controllo in situazioni di difficoltà.

Di quali imprevisti parliamo? Ad esempio potrebbe capitare di veder arrivare un numero di partecipanti molto più basso o più alto di quello che avevamo calcolato. Panico! La sala sarebbe troppo vuota dando una brutta impressione o troppo piena con un sovraffollamento e persone in piedi. Oppure potrebbe esserci un cambio di location con poco preavviso perché non più accessibile. E ora? Oppure può succedere che ci sia un cambio di programma perché dei relatori a un congresso non sono più disponibili o se ne sono aggiunti altri modificando così parte della scaletta o la necessità delle sale. Oppure potrebbero non funzionare all’improvviso computer e apparecchiature tecniche varie, ormai essenziali. Come fare in questi casi?

Vuoi diventare event planner? Metti da parte la mania di controllo

Un attimo. Non avevamo detto che mantenere il controllo della situazione è essenziale per fare l’event planner? E ora dovremmo metterlo da parte? Come sarebbe? La verità è che sono necessarie entrambe le cose. Bisogna senza dubbio mantenere il controllo della situazione ma per farlo senza impazzire e iniziare a dare i numeri bisogna prima di tutto accettare che le cose possano prendere una piega diversa da come l’avevamo immaginata e programmata.

La capacità chiave di un event planner è quindi quella di non perdere il controllo di sé stessi, di non farsi mandare in crisi da un problema o un inconveniente capitato all’ultimo momento ma di reagire con tempestività e calma. Nessuno è perfetto o infallibile e nessuno può prevedere il futuro con capacità divinatorie. Per cui l’atteggiamento migliore è quello di essere flessibili e farsi trasportare dal flusso degli eventi senza cedere allo sconforto. Come direbbero gli inglesi Go with the flow.

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Saper lavorare continuamente sotto pressione con il sorriso sulle labbra

Va bene, lasciamoci trasportare dal flusso. L’importante è sapere di poter contare su alcune doti essenziali. Prima tra tutte la resilienza. Ma anche la creatività nel reagire e nel trovare soluzioni improvvisate con i mezzi a disposizione al momento. E soprattutto mano a mano affidarsi alla saggezza dell’esperienza che aiuta a gestire la pressione con il sorriso e la giusta tranquillità.

Aver già affrontato tante situazione di event planning serve infatti a capire che pianificare è fondamentale e che molti intoppi possono essere anticipati ma che bisogna anche accettare l’imprevisto come parte quasi certa di ogni evento. Capire che verremo colti impreparati quasi sicuramente e che dovremo improvvisare trovando soluzioni e alternative con creatività. Senza perdere il sorriso e la positività. La vera arte dell’event planning è infatti quella di accettare di non poter controllare tutto ma allo stesso tempo sapere di poter far fronte con ottimismo agli imprevisti.

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