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Eventi aziendali, come costruire un’esperienza unica in tre mosse

Per scrivere questo articolo, così come faccio per ogni pezzo, ho buttato giù delle idee, delle parole chiave. Ho provato a riempire un foglio bianco (l’incubo per chi scrive) con le prime cose che mi sono venute in mente. All’inizio tutto sembrava senza senso. Poi, a un certo punto, ho cominciato a unire i puntini. L’importante è dare il La. Organizzare un evento aziendale mi ricorda un po’questo: tessere una trama pezzo per pezzo, senza lasciare nulla al caso e, poi, dare vita alla magia. 🙂

Nell’organizzazione di un evento aziendale questi puntini potrebbero essere considerati come tutti i momenti della vita in un’azienda, che confluiranno poi nell’ “unico” grande momento, l’evento.

Quante cose accadono in una realtà aziendale passando totalmente inosservate? Quanti momenti importanti vive un’azienda nella sua quotidianità? L’evento, che in alcuni casi ricorre nell’anniversario della nascita di un’azienda, o a ridosso delle principali festività (Natale, Capodanno, le vacanze estive), è proprio quell’occasione, apparentemente ludica, adatta a raccogliere tutti questi momenti… in maniera strategica. Cos’altro è un evento se non un comunicare qualcosa ai partecipanti di sé?

Creare dei momenti in maniera strategica è molto più complesso di quanto sembra. Più qualcosa, in questo caso tangibile come una convention, deve rappresentare l’anima, l’essenza e la spontaneità di un’azienda, più il gioco si fa duro.

Ecco allora che interviene la cara, e fortunata, agenzia di organizzazione di eventi e di comunicazione.

I momenti che contano… per un’azienda

Riunire una serie di professionisti abituati a condividere lo stesso posto di lavoro in un’occasione diversa dalle solite è un’ottima opportunità per alimentare e mantenere i rapporti ai fini del benessere di ognuno e della produttività aziendale. L’unione, si sa, fa la forza.

Ed è una grande opportunità/momento anche per l’agenzia a cui è stato commissionato l’evento che, in questo caso, avrà un gran da fare a livello creativo. Le convention aziendali sono un po’ come il fiore all’occhiello per le agenzie dato l’ampio “margine di libertà” che permettono nella loro costruzione.

Ciò che differenzia ancora di più l’organizzazione di un evento aziendale da un convegno scientifico però è la necessità di un costante rapporto con il cliente.

Questione di… briefing

Il primo rapporto è siglato dal briefing… questo sconosciuto. 🙂 Il briefing è il testo che tutti i clienti temono, non tanto per la loro frequente mancanza di tempo per stargli dietro, quanto perché alcune domande, in un briefing fatto bene, scavano davvero in profondità.

Avrai capito anche tu che non si tratta di domande del tipo:

  • Perché fai l’evento?
  • Qual è il tuo obiettivo?
  • Dove vorresti farlo?

O, almeno, non solo. Un vero briefing va molto, molto oltre. Le domande che si dovrebbero fare al proprio cliente sono, ad esempio:

  • Quali sono i rapporti all’interno dell’azienda? Che clima si respira?
  • Quanti dipendenti ci sono?
  • Quali sono stati, in termini di successi e insuccessi, i momenti topici dell’anno?

A cosa servono tutte queste informazioni?

Non tanto, ma anche sì, alla logistica, quanto all’ideazione di un concept. A racchiudere in un solo momento un insieme di momenti che fanno la storia, quindi a comunicarla.

L’evento aziendale è infatti un po’ il concept di un’azienda, la sua mission tradotta, lo specchio del proprio lavoro e dell’ambiente che ha costruito negli anni di attività. Soprattutto se si tratta di un’agenzia esterna a cui viene commissionato il lavoro il dialogo con i referenti deve essere serrato, scandito e dettagliato. Ecco perché molte agenzie si occupano solo di convention aziendali.

Lo so che può sembrarti invadente e poco credibile fare queste domande. Quando però il cliente ti dà carta bianca, come accade la maggior parte delle volte, capirai che è l’unica possibilità per realizzare davvero un buon lavoro.

Lo sviluppo del concept

Dopo il briefing viene questo. Il concept comprende tutto: dalla location al colore dell’evento, dalla grafica al suo mood, che può essere suddiviso in tre macro “momenti”:

  • Team building: sono una serie di attività “formative” volte a unire maggiormente il gruppo di lavoro e a stimolare la sua produttività.
  • Viaggi incentive: conosciuti anche come business travel, sono quel riconoscimento che viene dato ai dipendenti per la loro “fedeltà”.
  • Giochi: un po’ come i team building in genere vengono ideati dai mentalist che, invitati all’evento, intrattengono la platea con dei giochi mentali divertenti. L’obiettivo è stimolare la creatività e il cosiddetto “thinking out of the box”.
  • … o tutto insieme …

La scelta è influenzata, di base, dal tipo di evento aziendale, che può essere:

  • Corporate: la convention classica rivolta ai dipendenti dell’azienda.
  • Trade: i cosiddetti eventi b2b rivolti ai partner commerciali dell’azienda.
  • Consumer: organizzata in genere per l’inaugurazione di un brand o il lancio di un prodotto è quella “aperta al pubblico”, rivolta quindi ai clienti e potenziali clienti.

La personalizzazione

È chiaro ormai che a differenziare un evento aziendale da uno più impostato non è l’aspetto logistico, ma l’idea, il concept che c’è dietro e quello a cui si vuole arrivare.

Anche il ruolo che assumono i gadget in una convention si ribalta rispetto a un convegno.

Dalle classiche, impersonali, seppure sempre utilissime, pennette usb o le biro, una convention aziendale può arrivare a comporre un gadget personalizzato per ogni dipendente. Dalla foto che lo riguarda incorniciata in maniera originale alla rivisitazione di un particolare oggetto di sua proprietà, che magari tiene nel suo desk in ufficio. Dalla lettera scritta dal suo supervisore a una maglietta con la foto di quella prima riunione che ha tenuto.

Il pensiero, come vedi,  ha tutto lo spazio disponibile per uscire dagli schemi.

Ah, i partecipanti a una convention aziendali i gadget se li aspettano, anche se non lo ammetteranno mai. 🙂

Eventi aziendali di successo, una questione di prospettiva

Quando un evento ha successo? Quando il messaggio arriva al destinatario, così come avviene per la comunicazione.

Raccontare una storia è parte integrante del ruolo di un evento. In questo caso però non mi riferisco alla promozione di un evento, fondamentale certo, ma è tutta un’altra… storia. Sto parlando del racconto che l’evento stesso fa nel momento in cui avviene, comprendendo passato, presente e futuro dell’azienda nello stesso istante. In questo modo si cristallizza un’esperienza dove ogni singolo partecipante si sentirà parte di una comunità, di un momento al quale contribuirà e, allo stesso tempo, ne gioverà.

Grazie a Licia e a Cristiana per avermi fatto capire quanto raccontare una storia, anche se scritta, e realizzare un evento siano diverse facce di una stessa medaglia.

Ilaria Petta

Giornalista pubblicista convertita al marketing digitale. Scavo nel web per connettere i bisogni delle aziende a quelli dei loro clienti. Credo fortemente nelle relazioni concrete tra le persone e utilizzo la potenza del web per renderle durature, autentiche e proficue.

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