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La gestione dei feedback durante una campagna di comunicazione per un evento

Parte essenziale dell’organizzazione di un evento è la realizzazione di una campagna di comunicazione efficace e ben strutturata sulla base di una strategia mirata al target di riferimento.

Bisogna creare un sito web chiaro e comprensibile che contenga in modo semplice tutte le informazioni necessarie, contattare le persone giuste per diffondere l’evento e fare in modo che se ne parli su riviste di settore e sui canali social, creare comunicati stampa e brochure, creare il form di registrazione e insomma curare tutta una serie di aspetti molto importanti.

Una volta allestita tutta la campagna di comunicazione poi il lavoro non è affatto terminato. Bisogna infatti prepararsi a essere sempre attivi per interagire e rispondere a tutte le possibile domande che vengono dagli utenti. Una gestione a volte non semplicissima, bisogna riconoscerlo.

Commenti e richieste degli utenti, una parte importante di una campagna di comunicazione

Il sito è stato creato e la campagna di comunicazione è allestita. Ora non resta che tenersi pronti a reagire agli inevitabili commenti e domande che verranno fatti dalle persone. Possono arrivare commenti positivi o negativi sulle pagine social, richieste di aiuto nella registrazione all’evento per eventuali problemi, mail di richiesta di informazioni sulla location, sui costi, sui mezzi per raggiungere il luogo dell’evento, sui relatori (nel caso di congressi) o vari altri aspetti del programma.

Anche in una campagna di comunicazione perfetta c’è sempre qualcuno che ha delle critiche, che non ha capito alcuni aspetti, che vuole approfondire prima di fare una scelta, che ha delle domande scomode e via dicendo. E gli organizzatori devono essere sempre pronti a rispondere a tutto.

Calma, pazienza e sangue freddo: le doti di un organizzatore di eventi

Ricordiamoci che ricevere domande, commenti e richieste di chiarimento da parte degli utenti è comunque sempre indice di interazione, coinvolgimento, reciprocità e di una buona riuscita della campagna di comunicazione. Ricevere feedback è molto importante per capire come sta andando il proprio lavoro e per far sì che la campagna di comunicazione non resti passiva e unilaterale.

Resta il fatto che a volte i commenti negativi, le domande ovvie, le richieste assurde o ripetute, richiedono molta lucidità e calma per essere affrontate nel modo giusto. Soprattutto in un momento nel quale si hanno mille cose da fare e mille imprevisti – inevitabili- da affrontare.

Spesso è bene quindi prevedere nel team di lavoro una persona che sia ben informata e si dedichi appositamente a questa attività. Qualcuno che sappia e possa rispondere con tempestività e possa occuparsi della gestione di commenti e richieste in modo tale da creare una relazione con gli utenti lavorando sul coinvolgimento e sulla fiducia. Aspetti molto importanti per la riuscita di un evento.

La prima regola da tenere a mente in caso di feedback spiacevoli è: mantenere la calma, sempre. E’ bene dare feedback tempestivi, ma non necessariamente immediati. Quanti epic fail si sarebbero potuti evitare semplicemente aspettando qualche minuto in più per rispondere.
La seconda buona prassi da tenere a mente è di cercare il confronto con altri membri del vostro team qualora abbiate dubbi sulle risposte da dare. La risposta giusta certe volte viene da un lavoro di collaborazione.

E’ poi fondamentale la conoscenza approfondita degli strumenti su cui si sta comunicando. Ogni piattaforma mette infatti a disposizione vari modi per difendersi in caso di conversazioni sgradite. Non c’è niente di male, in alcuni casi, ad utilizzarle. Un’agenzia di organizzazione eventi opera infatti in settori disparati ed è quindi abituata a lavorare su tematiche di vario tipo, anche molto delicate. Alcuni temi in particolar modo possono dar luogo a rezioni da parte dell’utenza assolutamente fuori luogo. Reazioni che possono rovinare il clima dell’evento, indispettire i committenti o anche semplicemente essere offensive.

Solo con l’esperienza si impara a gestire eventi in settori delicati con cortesia e rispetto, ma anche con la giusta dose di fermezza.

Web Crew

Pirati del web con velleità comunicative. Tecnici quanto basta per riuscire a spurgare un database, letterati quanto basta per convincere la gente a farci sproloquiare su siti seri, tipo questo.

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