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I nuovi trend per gli eventi: tecnologia, interattività e un po’ di coraggio nella scelta delle location

Un tempo c’erano le grandi e rassicuranti sale degli hotel a quattro stelle. C’erano i tavoli presidenziali, il palco e una platea attenta ad ascoltare i relatori e a seguire con gli occhi le slides proiettate su uno schermo gigante.

Fino a qualche anno fa, il mercato degli eventi e dei congressi si muoveva su binari metodici e classici, dove lo spettatore aveva un ruolo passivo e di secondo piano, perché di semplice consumo passivo effettivamente si trattava. Un po’ come capitava con la cara vecchia televisione del passato, ricordate? Al massimo potevate registrare il vostro programma preferito su una videocassetta o cambiare canale quando qualcosa vi annoiava. Oggi il modo di vivere e la tecnologia hanno cambiato in maniera drastica e rivoluzionaria il mondo dei congressi e reso il lavoro degli organizzatori di eventi più stimolante e suggestivo.

Tecnologia e contatto umano: il binomio perfetto per la creazione di un evento

Gli eventi e i congressi sono da sempre uno degli strumenti principali utilizzati da aziende e istituzioni pubbliche per mettersi in connessione tra loro e condividere valori e nuove frontiere professionali. Ancora oggi, nonostante la tecnologia abbia abbassato i costi delle comunicazioni e degli incontri, i viaggi di lavoro o per la partecipazione a convention e meeting assumono ancora una voce di tutto rilievo.

Questo perché il contatto umano rimane sempre un plus a cui professionisti e manager non possono rinunciare. I congressi del terzo millennio, però, vanno di paro passo con i cambiamenti delle ultime generazioni. Possiamo definirli congressi millennials, per parafrasare lo status di chi è nato con uno smartphone in mano. E questo, perché tra i nuovi trend legati al mondo degli eventi i nuovi device sono i protagonisti indiscussi. Oggi le venues più richieste per l’organizzazione di eventi sono quelle provviste di un’infrastruttura tecnologica, in grado di connettere contemporaneamente smartphone, personal computer e tablet.

I partecipanti all’evento diventano attori attivi dell’evento stesso, postando domande, utilizzando app che trasformano un semplice telefonino in un microfono. Così come interattiva diventa la promozione stessa del congresso, realizzata sia dalle agenzie, sia dai partecipanti stessi, che possono condividere idee e pareri in tempo reale e generare un interesse sopra l’oggetto del convegno, scatenando in questo momento curiosità e un ulteriore dibattito non convenzionale.

Spettacolarizzazione e mood esperienziale dei nuovi eventi

Nonostante siano le nuove tecnologie a farla da padrone, in generale il settore MICE sta cambiando velocemente le sue regole. Sempre più spesso ci si allontana dalla logica classica del convegno per arrivare all’organizzazione di situazioni diverse e maggiormente esperienziali. Questo dimostra che la componente umana e di dialogo tra le persone viene sicuramente al primo posto e scaturisce dall’idea di mettere i partecipanti nella condizione di sentirsi coinvolti e immersi a livello emotivo nell’evento stesso. Ecco perché stanno cambiando anche le location dedicate ai congressi. Mentre prima venivano scelti soprattutto luoghi lontani dal centro città e vicini agli aeroporti, oggi si fanno anche scelte diverse.

Possono essere location inusuali, quali loft o capannoni industriali abbandonati. Paesini sconosciuti ma caratteristici. O magari ancora, locali nel bel mezzo delle metropoli per far vivere ai partecipanti all’evento come veri local. Ed è in questa chiave, ancora, che vanno letti gli eventi nei quali l’organizzazione prevede l’utilizzo da parte dei congressisti dei mezzi pubblici per gli spostamenti o le cene in trattorie tipiche e gustosamente tradizionali. Sempre in fatto di food, c’è anche la tendenza ad ingaggiare per il momento dedicato al lunch break chef stellati e all’ultimo grido, in versione, però, anche in questo caso, chiaramente local per non far perdere la dimensione emotiva dell’evento.

Alcune agenzie, poi, in netto contrasto con l’andamento delle richieste e del mercato, stanno proponendo location altamente rivoluzionarie e alternative per i congressi, come, ad esempio, località prive di qualsiasi contatto con le nuove tecnologie: due o tre giorni senza connessione e schermi accesi per concentrarsi solo sul dialogo e sullo scambio di conoscenze.

Insomma, quello che più conta e che rende un evento speciale è senza ombra di dubbio la sua spettacolarizzazione e il suo “effetto wow”. Come un viaggio. Come un’esperienza da vivere fuori dalla zona comfort per ricercare una dimensione più partecipata.

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