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A corto di idee per organizzare i tuoi eventi? Ti diamo noi qualche dritta

Una buona idea può trasformare un evento normale in un successo. Talvolta basta un piccolo spunto, una particolarità, per valorizzare il lavoro di mesi. E però le buone idee non arrivano sempre, non crescono sotto gli alberi. Capita di ritrovarsi con eventi progettati alla perfezione a cui però manca un quid, come anche di avere difficoltà sulla tematica cardine dell’evento.La routine quotidiana fatta di alti ritmi di lavoro e contatti continui con partner, committenti e sponsor, può non essere foriera di buone idee, può catalizzare troppo l’attenzione sulle prassi quotidiane senza agevolare i guizzi più creativi. Gli eventi sono molto diversi tra loro, sotto questa parola raggruppiamo infatti esperienze variegate. Dai concerti ai congressi, dalle manifestazioni alle mostre, dalle fiere agli spettacoli teatrali. Ma tutti gli eventi hanno delle caratteristiche comuni. Si svolgono in un luogo, coinvolgono delle persone, sono finalizzati a qualcosa… Sono proprio questi elementi di base – si potrebbe dire l’ABC dell’organizzatore – che essendo fondamentali in ogni evento corrono il rischio di venir appiattiti su standard di servizio magari altissimi ed efficaci ma non particolarmente in grado di colpire i partecipanti per originalità. Il primo consiglio che vogliamo darvi in caso di mancanza di idee è proprio di ripensare con mente aperta agli elementi di base che compongono il vostro evento. Facciamo degli esempi. Ogni evento accoglie delle persone. Ma come sono disposte? E’ possibile organizzare lo spazio in modo da distribuire i partecipanti in modo particolare? E poi la scelta della location, naturalmente. Ma al di là delle difficoltà che si possono incontrare nel trovare la giusta location, come presentare la location agli ospiti? Si può lavorare meglio sui colori? Sulla luce? Sulle forniture? Altro elemento ormai divenuto pane quotidiano degli organizzatori di eventi è l’utilizzo della tecnologia. E’ un elemento che fa praticamente sempre parte di ogni evento, in modo più o meno centrale. L’impatto del tech ha rivoluzionato anche il settore degli eventi. Ignorare o trascurare questo cambiamento di fatto rischia di decentralizzare il ruolo stesso dell’organizzatore di eventi che invece dovrebbe essere in grado di fare un uso intelligente e interattivo della tecnologia. Che ruolo ha la tecnologia nel vostro evento? Aiuta l’interazione dei partecipanti o la inibisce? La comunicazione sui social network è centrale o abbandonata a se stessa?

Idee per organizzare congressi medici

I congressi medici hanno delle peculiarità uniche che li differenziano da gran parte degli altri eventi. In generale, solo dopo anni di esperienza nel settore si riesce a conoscere in modo approfondito le esigenze dei partecipanti e si diviene in grado di soddisfarli al meglio. Il contesto medico è comunque sempre un contesto scientifico. Il core dell’evento è sempre la ricerca scientifica. Un buon organizzatore in questo senso deve essere in grado di agevolare il dibattito scientifico e, in alcuni casi, di divulgarlo a terzi. Eventi di alta ricerca possono mettere in crisi gli organizzatori alle prime armi. Con un po’ di esperienza invece la piattaforma scientifica dei congressi medici può dare sicurezza all’organizzatore. Non bisogna inventare niente di strano, non va creato un evento dal nulla. Il cuore dell’evento è infatti spesso garantito dal committente. Il vero rischio dei congressi medici – fatte salve le basi – è la noia. Ossia creare eventi perfetti da un punto di vista organizzativo, ma noiosi. Questo rischio non dipende dalla natura intrinseca della tematica. La medicina non è noiosa, è interessantissima! E lo è sicuramente per la platea di questo genere di congressi che è tendenzialmente di settore. Il rischio della noia si annida in una certa formalità che è tipica dell’ambiente congressuale tout court, non specifica del settore medico. E tuttavia l’eccessiva formalità grava particolarmente su un contesto, quello medico, in cui dovrebbero essere la ricerca scientifica ed un confronto aperto e finalizzato all’operatività a rappresentare l’essenza dell’evento. E’ su questo che, effettivamente, l’organizzatore di eventi deve farsi venire un’idea. Un inserto, un contorno, qualcosa in grado di non intaccare la necessaria serietà dell’occasione ma al contempo capace di spezzare la formalità del congresso per aiutare i partecipanti a creare un dibattito vitale ed appassionante. Il momento del lunch o dell’aperitivo è particolarmente interessante per un organizzatore alle prese con un congresso medico. E’ infatti spesso possibile creare un link originale tra l’alimentazione e le tematiche congressuali. Altra idea può essere quella di prevedere delle stanze diverse e particolari rispetto alla restante location. Il passaggio tra ambienti diversi tende a sciogliere l’atmosfera, a creare movimento. Nel corso del Congresso Cardionefrologia 2017 Fenicia Eventi ha allestito una social room in cui era possibile vedere a schermo le ultime interazioni ricevute sui social network e che abbiamo utilizzato anche per realizzare video interviste ai partecipanti. Altra idea messa in pratica durante Cardionefrologia 2017, e applicabile a diversi contesti, è quella di proporre dei contest paralleli alle giornate congressuali. Insomma, l’idea va cercata in connessione al programma scientifico e nel rispetto delle finalità congressuali. Ma senza particolari timori di uscire dagli standard di settore che vengono garantiti dalla serietà della piattaforma scientifica e dall’esperienza nell’allestimento complessivo.

Qualche idea per un meeting aziendale

Un meeting aziendale è praticamente sempre caratterizzato, in modo più o meno esplicito, da una esigenza primaria o secondaria: fare team building. Un meeting aziendale di successo è un evento che riesce a coinvolgere i partecipanti. Per ottenere l’obiettivo bisogna essere in grado di creare delle occasioni in cui i rapporti consueti di lavoro vengano messi tra parentesi o comunque possano essere approfonditi in un modo che sarebbe impossibile nelle giornate in azienda. idee per un meeting aziendale Bisogna cercare una esperienza insolita. Insolita nel senso che le dinamiche di rapporto tra i partecipanti devono essere diverse dal solito, non che necessariamente bisogna organizzarlo nella tundra. Non nella tundra, ma magari non proprio nella città di residenza dell’azienda. Avete mai pensato a un viaggio incentive per il vostro meeting aziendale? Il viaggio incentive è un’occasione davvero propizia per realizzare un meeting aziendale originale. L’Italia è caratterizzata da un’alta concentrazione di bellezza e di diversità in un territorio tutto sommato ristretto. Anche in un weekend si possono raggiungere luoghi molto diversi da quelli in cui si trascorrono le giornate di lavoro. Alternativamente si può lavorare sulla location. Talvolta è il caso di osare un po’ con location diverse dalle tradizionali, i meeting aziendali possono essere l’occasione per farlo. Ogni territorio dispone di un buon numero di location particolari, basta avere un po’ di esperienza e la capacità di creare una connessione efficace e credibile con la specifica realtà dell’azienda con cui si collabora. Se invece si decide di affidarsi per questioni di comodità o di logistica a location tipiche, si può intervenire sugli aspetti di contorno. Le idee possibili sono infinite e più che consigliarvi qualcosa in particolare preferiamo spingervi ad ascoltare con attenzione la committenza. E’ dagli incontri preliminari o dalla conoscenza maturata nel tempo che spesso vengono fuori le idee migliori. Perché, come dire, qualche numero da circo lo si può inserire in qualsiasi contesto. Ma la cosa importante è che esso colga qualcosa della realtà aziendale.

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