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I modi per raccontare un evento: tre testi importanti per descrivere il dietro le quinte

Evento. Una parola che racchiude una molteplicità di significati e di sfumature. Gli eventi rappresentano una parte fondamentale quando si parla di strategia di marketing.

I manager delle grandi e piccole aziende conoscono da anni la rilevanza che può avere l’event marketing. E, ultimamente, il mondo dell’organizzazione eventi sta riscoprendo una nuova era, entusiasmante e ricca di sfide. Perché l’audience di oggi non ha più un ruolo passivo come accadeva fino a qualche decennio fa. L’audience di oggi è composta da persone, attori attivi del messaggio che le aziende vogliono comunicare. Sono persone che vogliono emozionarsi. Che vogliono vivere il brand direttamente, senza filtri e schermate.

Ricordate come si svolgevano i processi di promozione negli anni passati? Semplici spot pubblicitari su giornali, riviste ed emittenti televisive. Resettate il tutto. Oggi a parlare sono i racconti. Le storie che si intersecano intorno ai brand e ai prodotti. E il filo narrativo di tutto può essere, e lo è sempre di più, un semplice evento. Ora, incrociate quanto appena letto con il fatto che buona parte del marketing moderno si svolge su piattaforme digitali. Lo scenario è presto delineato. Gli eventi rappresentano il modo in cui un’azienda può comunicare i propri valori al suo target. E il mondo digitale rappresenta il suo canale. Perché non basta organizzare un evento: bisogna costruirci su un racconto per far sì che raggiunga i suoi scopi e obiettivi.

Storytelling di impresa: raccontare un brand, raccontare un evento…

Lo storytelling di un evento è un qualcosa di complesso. Non ci può improvvisare esperti di storytelling senza avere alle spalle una preparazione adeguata. Perché raccontare un’azienda, o un evento in questo caso, necessità di strumenti adeguati e specifici. Fare storytelling significa quasi diventare regista della propria realtà. Costruire una storia, una sceneggiatura, con le sue tempistiche, le sue scene e i suoi attori. Come in un film.

Per questo, quando ci si appresta a dover utilizzare le tecniche della narrazione per la promozione di un evento, bisogna tenere bene a mente una moltitudine di fattori. Soprattutto quando si parla del racconto che avviene “dietro le quinte”, ovvero di tutte quelle azioni che serviranno per costruire l’evento stesso. E’ in questo momento, infatti, che non bisogna perdere il punto fondamentale di tutta la strategia: gli obiettivi che si intendono raggiungere. Sono tanti, infatti, i soggetti che vengono coinvolti in un evento e alcuni risultano più decisivi di altri per una buona riuscita. Gli sponsor, ad esempio. Per questo motivo, non basta avere una buona penna per poter centrare il segno.

A volte poche parole, giuste, possono fare la differenza e riuscire a raccontare un evento e i suoi valori, nonché a convincere il pubblico di riferimento. Parliamo ora dei tre testi principali che vanno elaborati nel settore dell’event planning: la brochure aziendale, la lettera di richiesta della sponsorizzazione e la lettera di ringraziamento.

La preparazione della brochure aziendale

Al pari della locandina di un film, la brochure aziendale racchiude in sé tutti gli elementi necessari a far conoscere, e soprattutto apprezzare, l’evento e l’azienda che si vuol far sponsorizzare. Magari si è passata l’ultima mezz’ora a dialogare faccia a faccia con il potenziale sponsor. A sviscerare tutti i vantaggi di una possibile collaborazione. Ciò che resta, però, è una brochure su una scrivania e dovrà essere questa brochure a continuare a fare per noi il nostro lavoro.

Per questo per mettere mano alla realizzazione di una brochure aziendale bisogna tenere traccia di alcuni punti fondamentali. La brochure, infatti, deve essere chiara, ma concisa, in quanto deve catturare l’attenzione dell’interlocutore nel minor tempo possibile, dando tutte le informazioni necessarie sul brand, il prodotto e i valori. E’ un biglietto da visita, dove i contenuti sono importanti, ma lo è anche l’immagine. Per questo deve essere in linea con tutta la comunicazione coordinata aziendale.

La lettera di richiesta di sponsorizzazione

Le aziende ricevono ogni giorno decine e decine di email con richiesta di finanziamento per questo o per quell’altro progetto. Quando si decide di muoversi alla ricerca di sponsor per un evento bisogna farlo nel modo giusto per poter emergere dalla massa. Perché un’azienda dovrebbe decidere di unire il suo nome al vostro? Semplice: perché i benefici che andrà ad ottenere saranno maggiori dei costi. E questo non significa ragionare solo in termini monetari, ma anche in termini di immagine. Soprattutto in termini di immagine.

Ecco perché la prima impressione è quella conta. Una lettera di richiesta di sponsorizzazione che colpisca può per esempio essere scritta cartacea. In ogni caso deve essere comunque ben curata a livello formale. Anche in questo caso tuttavia si può approcciare al testo in un’ottica di storytelling: l’evento può essere raccontato in modo emozionale, empatico e soggettivo. Chi legge dovrà sentirsi trasportato all’interno di una storia, narrata in tono coinvolgente. Una storia che dovrà catturare l’attenzione e descrivere i benefici che si potrebbero acquistare nel farne parte. Anche se il tutto va ovviamente inquadrato in un testo formale e dettagliato.

La lettera di ringraziamento

Dire grazie è importante. In tutti i settori della vita. In quello strettamente commerciale forse lo è anche di più. E la maggior parte delle persone se ne dimentica puntualmente. Scrivere una lettera di ringraziamento a chi ha deciso di partecipare o sponsorizzare il nostro evento è un buon modo per mantenere il legame creato. E’ il finale della nostra storia. Quello dove “tutti vissero felici e contenti”. A nessuno piace leggere una bella storia e interrompersi prima di sapere come terminerà. E’ il momento giusto per raccontare che la sfida è stata vinta. Ed il tone of voice sarà sempre quello emozionale. Quello che ha guidato il racconto per tutto il tempo dell’evento.

Dal racconto dell’evento a quello dell’azienda

In un tempo di digital marketing e di social media, puntare sugli eventi ha un’importanza ancora maggiore rispetto a prima. Organizzare un convegno, una manifestazione o un incontro di vario genere, infatti, è il modo migliore per veicolare i messaggi che una azienda vuole trasmettere. Ed è anche il canale perfetto per ottenere un maggior ritorno di investimento per tutti quei brand che intendono partecipare all’evento sotto forma di sponsor. Questo perché gli eventi possono diventare parte del racconto stesso dell’azienda e di tutti gli attori coinvolti e migliorare diversi indicatori di performance, come la brand awareness e l’engagement con il proprio pubblico di riferimento, siano essi clienti, prospect o stakeholder.

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