Servizi per il turismo MICE. Cosa occorre per organizzare un viaggio d’affari doc

Cos’è il turismo MICE?

Tra le varie frontiere del turismo, una delle ultime novità con ottime prospettive è il MICE. La parola è l’acronimo di Meetings, Incentives, Conferences and Exhibitions (riunioni/meeting, viaggi di incentivazione, convegni ed esposizioni) e si riferisce a grandi gruppi di persone che si muovono in modo pianificato per uno scopo ben preciso.

Il turismo congressuale, ossia i viaggi fatti in occasione conferenze, incontri, seminari e fiere su temi specifici, è un tipo di turismo che necessita di una serie di servizi fondamentali per rispondere a particolari esigenze legate al business e agli affari: sale congressi, ristoranti, camere d’hotel, momenti di svago, trasporti, servizi di interpretariato e così via.

I vantaggi di affidarsi a un fornitore di servizi MICE per le aziende sono vari e comprendono tra gli altri una maggior comodità del viaggio nel suo complesso, la risoluzione di eventuali problemi, un’offerta personalizzata finalizzata al benessere dei partecipanti.

I principali servizi legati al turismo MICE

Rifacendoci all’acronimo della parola, possiamo risalire alle finalità più importanti per cui vengono organizzati viaggi d’affari. L’organizzazione di meeting serve solitamente a creare momenti di condivisione tra più persone e, quando si tratta di eventi aziendali, ha lo scopo di trasmettere informazioni, incontrare partner commerciali, lanciare prodotti, pianificare strategie, aggiornare il personale. I viaggi incentive sono invece viaggi “premio” della durata, solitamente, di un weekend o comunque di pochi giorni. Sono un efficace strumento motivazionale per i dipendenti. Si tratta infatti di momenti volti a creare coesione, fiducia, spirito di gruppo e sviluppare la conoscenza e la collaborazione tra colleghi.

Le convention e i convegni sono invece quasi sempre finalizzati alla formazione su tematiche settoriali di interesse comune. Le esposizioni, invece, sono attività tipicamente allestite allo scopo di mostrare a potenziali clienti nuovi prodotti o servizi creati da un’azienda.

Appare chiaro che si tratta di occasioni molto diverse tra loro che coinvolgono persone con esigenze assai variabili. Tuttavia i servizi necessari a queste particolari tipologie di viaggiatori sono, più o meno, sempre gli stessi.

• Organizzazione dell’evento
• Organizzazione del viaggio verso la meta dell’evento
• Selezione e prenotazione delle strutture ricettive per i partecipanti all’evento
• Scelta dei ristoranti per pranzi e cene, con relativo trasporto, svolti prima, dopo e, talvolta, durante l’evento
• Trasporto dei partecipanti dalla struttura ricettiva alla location dell’evento

Sta poi alla sensibilità e alla competenza degli organizzatori riuscire a fornire servizi per il turismo MICE capaci di cogliere le esigenze peculiari di ogni gruppo di partecipanti.

L’evoluzione del turismo d’affari nel mondo contemporaneo

I viaggi d’affari, cioè i viaggi di tipo professionale con lo scopo di creare nuove relazioni, consolidare quelle già presenti, apprendere e diffondere novità a livello di business o premiare i dipendenti, sono sempre meno realizzati con il fai-da-te e vengono affidati invece a società che se ne occupano in modo professionale.

Oggi, non solo nel turismo personale di svago, ma anche in quello d’affari, si cercano sempre più comfort e innovazione e non si vogliono avere spiacevoli sorprese che rovinino l’esperienza. Le parole d’ordine sono quindi: qualità, precisione e, sempre di più, bleisure, ossia unione tra viaggio d’affari e viaggio di piacere (‘bleisure’ è un portmanteau made in USA tra ‘business’ e ‘leisure’).

Ciò significa che è bene prevedere all’interno dei viaggi MICE anche momenti di relax e divertimento oltre, naturalmente, a mantenere elevati gli standard di servizio per ogni singolo momento del viaggio e dell’evento.